Digitale Personalakten sollen Behörden effizienter machen

Andreas Voglmayr, Business Unit Executive eGov Deutschland, sieht in der Digitalisierung von Personalakten mehr als nur ein elektronisches Archiv. Der eigentliche Nutzen entstehe erst, wenn die digitale Akte mit den zugehörigen Personalprozessen verknüpft werde. Fabasoft Talents ermögliche es Behörden, Personalakten und Prozesse auf einer gemeinsamen digitalen Basis abzubilden.

Eine zentrale Informationsbasis schaffe strukturierten Zugriff für Berechtigte und reduziere Medienbrüche. Digitale Workflows würden Beschäftigte, Führungskräfte und Personalstellen vernetzen. Dadurch verkürzten sich Durchlaufzeiten, und Entscheidungen ließen sich nachvollziehbar dokumentieren. Hohe Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Nachvollziehbarkeit würden dabei berücksichtigt.

Wiederkehrende Abläufe digital abbilden

Wiederkehrende Vorgänge wie Einstellungen, Teilzeitanträge, Weiterbildung oder Abwesenheiten kosten Zeit – besonders wenn Informationen zwischen Papier, E-Mail und unterschiedlichen Fachverfahren wandern müssen. Ein Beispiel zeigt die Praxis: Bei einem Teilzeitantrag erfassen Beschäftigte die Angaben digital, die zuständige Führungskraft erhält den Antrag weitergeleitet, die Personalstelle bearbeitet ihn anschließend. Alle Beteiligten sehen dabei jederzeit den Stand des Vorgangs und die noch ausstehenden Schritte.

Gerade die öffentliche Verwaltung braucht geregelte Zuständigkeiten, Fristen und nachvollziehbare Entscheidungen. Digitale Workflows verbinden diese Anforderungen mit effizienten Abläufen und schaffen so mehr Transparenz und Verlässlichkeit im Verwaltungsalltag.

Self-Service-Funktionen für Beschäftigte

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Digitalisierung sei, dass Beschäftigte unmittelbar von den neuen Möglichkeiten profitieren. Mit Self-Service-Funktionen könnten sie Anträge digital einreichen, erforderliche Nachweise bereitstellen und den Bearbeitungsstatus verfolgen. Über ein Personalportal würden Dokumente sicher bereitgestellt, und Beschäftigte hätten jederzeit Zugriff auf wichtige Unterlagen.

Je nach Berechtigungskonzept erhalten Beschäftigte zudem Einsicht in ihre Personalakte – das reduziert Rückfragen und manuellen Aufwand. Gleichzeitig gewinnen sie mehr Transparenz über die eigenen Personalangelegenheiten und stoßen viele Vorgänge unabhängig von Öffnungszeiten oder papiergebundenen Abläufen an.

Datenschutz durch differenzierte Rechtekonzepte

Personalakten enthalten besonders schützenswerte persönliche Daten. Deshalb müssen Zugriffe klar geregelt sein, und alle wichtigen Aktivitäten und Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Fabasoft Talents setzt dafür differenzierte Rechte- und Rollenkonzepte ein. So lassen sich Zugriffe auf HR-Dokumente rollenbasiert und nach festgelegten Regeln steuern. Auch Berechtigungen aus bereits vorhandenen HR-Systemen können übernommen werden. Aktivitäten und Änderungen werden dabei nachvollziehbar protokolliert.

Darüber hinaus spielten Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln eine wichtige Rolle. Sie unterstützten Organisationen, Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert und regelkonform zu verwalten. Damit erhielten Behörden technische und organisatorische Werkzeuge, um Datenschutz, Informationssicherheit und Nachvollziehbarkeit konsequent in ihre digitalen Personalprozesse zu integrieren.

Schrittweise Einführung empfohlen

Bei der Einführung der digitalen Personalakte setze man auf ein standardisiertes und zugleich anpassbares Vorgehen. Dabei würden von Anfang an alle wichtigen Themen geklärt: von der Aktenstruktur und Migration über Berechtigungen und Schnittstellen bis hin zu Scanprozessen, Schulungen und der organisatorischen Einführung.

Gerade in großen und heterogenen Organisationen empfehle sich eine schrittweise Einführung. Erste Organisationseinheiten oder Prozessbereiche lieferten dabei wertvolle Erfahrungen für die nächsten Schritte. Was sich bewähre, fließe direkt in die weiteren Roll-out-Stufen ein. Auch die Beschäftigten spielten eine entscheidende Rolle. Sie würden frühzeitig informiert und geschult und in die Einführung einbezogen.

Low-Code-Technologien für flexible Anpassungen

Anforderungen an Personalprozesse veränderten sich kontinuierlich – etwa durch neue gesetzliche Vorgaben, organisatorische Veränderungen oder angepasste interne Abläufe. Deshalb müssten sich auch digitale Prozesse flexibel weiterentwickeln lassen, ohne dass jede Änderung ein aufwendiges IT-Projekt auslöse.

Fabasoft biete dafür grafische Werkzeuge zur Prozessmodellierung. Fachliche Teams könnten Prozesse auf Basis von BPMN modellieren und Formulare, Metadaten sowie die Prozesslogik an die Anforderungen der Organisation anpassen. Geschulte Power User könnten innerhalb klar definierter Governance-Vorgaben bestimmte Änderungen selbst umsetzen. So ließen sich neue Anforderungen schneller in bestehende Prozesse übernehmen.

Integration in bestehende E-Government-Umgebungen

Für bestehende Nutzer der Fabasoft eGov-Suite ergäben sich zahlreiche Synergien. Sie kennten die Bedienkonzepte bereits und könnten auf ihre Erfahrungen mit der Software, dem Betrieb und der Integration in die Verwaltungs-IT zurückgreifen. Auch bestehende Schnittstellen und Infrastrukturkomponenten ließen sich je nach Systemlandschaft weiterverwenden. Das senke technische Risiken bei der Einführung und erleichtere den Umstieg für die Anwender.

Fabasoft Talents könne in bestehende E-Government-Umgebungen integriert und unter anderem an HR-Systeme wie SAP angebunden werden. Besonders relevant sei das Zusammenspiel mit der E-Akte. Übergreifende Verwaltungsprozesse und personalbezogene Prozesse könnten auf derselben technologischen Basis abgebildet werden.

Künstliche Intelligenz als Unterstützung

Künstliche Intelligenz könne Beschäftigte dort unterstützen, wo heute noch viel Zeit für die Suche nach Informationen, die Zuordnung von Dokumenten und wiederkehrende Aufgaben verloren gehe. Bereits heute übernehme KI beispielsweise die automatische Klassifizierung eingehender Dokumente, finde relevante Informationen in großen Aktenbeständen und unterstütze Beschäftigte kontextbezogen bei der Bearbeitung von Personalvorgängen.

Gerade im öffentlichen Bereich dürfe KI dabei nicht losgelöst vom jeweiligen Vorgang arbeiten. Sie müsse Berechtigungen, den Aktenkontext und den aktuellen Bearbeitungsschritt berücksichtigen. Die digitale Personalakte schaffe dafür eine wichtige Grundlage: Sie führe Informationen, Zuständigkeiten und die Prozesshistorie strukturiert zusammen. Damit werde KI nicht zum Selbstzweck, sondern könne dort unterstützen, wo sie einen konkreten Mehrwert schaffe.

Quelle: https://www.fabasoft.com/de/news/hr-prozesse-der-oeffentlichen-verwaltung-effizient-gestalten