Fabasoft bringt KI in die digitale Verwaltung

Matthias Wodniok, Vorstand bei Fabasoft, sieht die Verwaltung an einem Wendepunkt: Nach Jahren der Digitalisierung von Papierakten beginne nun eine neue Etappe. „Wir stärken die Leistungsfähigkeit der Verwaltung mit KI. Und wir bewahren dabei das Vertrauen, das staatliches Handeln braucht“, so Wodniok.

E-Akte liefert Kontext für KI-Unterstützung

Eine moderne elektronische Akte archiviert nicht nur Dokumente, sondern bildet den gesamten Zusammenhang eines Vorgangs ab – von Bearbeitungsschritten über Zuständigkeiten bis zu Berechtigungen. Dieser Kontext macht KI erst zur echten Unterstützung im Arbeitsalltag.

Die eingesetzte Mindbreeze AI fasst Unterlagen zusammen, findet Informationen und verknüpft Inhalte. Die fachliche Bewertung bleibt bei den Mitarbeitenden. „Wir wollen die Informationssuche abnehmen und den Beschäftigten somit mehr Raum für die eigentliche Fachaufgabe geben“, erklärt Wodniok.

Mensch prüft und entscheidet

Das Prinzip „Human in the Loop“ steht im Zentrum: Künstliche Intelligenz bereitet vor, der Mensch prüft und entscheidet. Für Wodniok gehört dieser Anspruch zur Unternehmens-DNA: „Menschen nutzen diese Unterstützung verantwortungsvoll. Sie erkennen, auf welcher Grundlage sie arbeiten, was die KI beitragen darf und wo ihre eigene Prüfung gefragt ist.“

Die KI arbeitet im Kontext des Vorgangs und berücksichtigt bestehende Rollen und Berechtigungen. Datenschutz und der Umgang mit möglichen Fehlern seien von Beginn an Teil der Gestaltung.

Fabi unterstützt direkt im Arbeitsumfeld

Fabi (Friendly Artificial Business Intelligence) ist der agentische KI-Assistent von Fabasoft. Beschäftigte können direkt in ihrer Arbeitsumgebung Fragen zu einer Akte stellen. Der Assistent analysiert Informationen, erstellt Antwortentwürfe oder befüllt Vorlagen mit relevanten Daten.

Der Unterschied zu einem klassischen Chatbot: Fabi kennt die Aufgabe und den Kontext. „Mit Fabi öffnen wir Menschen einen einfachen Zugang zu KI-Fähigkeiten in ihrer Arbeitsumgebung“, sagt Wodniok. Die Arbeit mit Verwaltungssoftware verändere sich weg von der reinen Navigation hin zu Interaktion und intelligenter Unterstützung.

Durchgängige Online-Services statt isolierter Formulare

Verbinden sich Online-Services, E-Akte und Fachverfahren, fließen Informationen durchgängig weiter. Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen erhalten digitalen Zugang zu ihrem Anliegen. Die zuständigen Stellen arbeiten mit bereits vorliegenden Informationen, statt sie erneut abzufragen.

KI kann eingehende Unterlagen registrieren, klassifizieren und auf formale Kriterien prüfen. Über Inhalt und Ausgang entscheidet weiterhin ein Mensch. Perspektivisch könnte ein digitaler Begleiter von der Lebenssituation der Bürgerinnen und Bürger ausgehen statt von Zuständigkeiten.

Offene Standards und freie Betriebswahl

Die cloudbasierte Fabasphere bildet das technologische Fundament. Die Fabasoft eGov-Suite lässt sich in IT-Landschaften integrieren und mit Drittprodukten verbinden. Organisationen können ihre Umgebung in einer eigenen Cloud, bei einem Hyperscaler oder in der Government Cloud von Fabasoft betreiben.

„Digitale Souveränität bedeutet für mich vor allem eines: Behörden bleiben handlungsfähig und entscheiden bewusst, wie sie ihre Anwendungen betreiben und welche Technologien sie einsetzen“, betont Wodniok.

Auszeichnung für KI-Projekt im ELAK

Das Projekt „KI im ELAK“ integriert künstliche Intelligenz in den elektronischen Akt der österreichischen Bundesverwaltung. Fabasoft hat es als Teil der Public-AI-Initiative gemeinsam mit dem Bundeskanzleramt umgesetzt. Beim 25. eGovernment-Wettbewerb in Berlin wurde die Initiative mit dem ersten Platz in der Kategorie „Digitalisierungsschub durch KI und moderne Infrastruktur“ ausgezeichnet.

„Wir sehen eine deutliche Bewegung von der Diskussion in die Umsetzung“, sagt Wodniok. Der elektronische Akt bilde den geschützten Rahmen für Informationen, Dokumente und Berechtigungen. KI unterstütze bei der Informationsaufnahme und Vorbereitung, die fachliche Entscheidung bleibe bei den Mitarbeitenden.

Europa kann eigene Stärke entwickeln

Für Wodniok lautet die entscheidende Frage, wie KI verantwortungsvoll in die tägliche Verwaltungsarbeit gebracht werden kann. „Dafür brauchen wir gute Technologien, klare Regeln und Menschen, die diese Technologien sinnvoll einsetzen. Europa kann dabei eine eigene Stärke entwickeln“, so der Fabasoft-Vorstand.

Innovation und Vertrauen müssten zusammen gedacht werden. Aus technischen Möglichkeiten müsse verlässliche Unterstützung im Verwaltungsalltag werden. „Digitalisierung ist kein abgeschlossenes Projekt. Sie entwickelt sich stetig weiter und der nächste Schritt liegt vor uns“, sagt Wodniok.

Quelle: https://www.fabasoft.com/de/news/next-generation-government-die-akte-denkt-mit