Fabasoft erweitert Approve um KI-Metadatenextraktion

Fabasoft hat im August 2026 ein Update für seine Dokumentenmanagement-Lösung Approve veröffentlicht. Die Neuerungen konzentrieren sich auf erweiterte KI-Funktionen und optimierte Prozesse bei der Dokumentenverarbeitung.

Automatische Erfassung von Dokumenteninformationen

Die zentrale Neuerung ist eine KI-gestützte Metadatenextraktion, die Informationen aus Dokumenten automatisch erfasst. Basierend auf frei konfigurierbaren Modellen identifiziert die künstliche Intelligenz relevante Eigenschaften und überträgt diese in die Metadaten des jeweiligen Objekts. Dies soll den manuellen Aufwand verringern und die Bearbeitung beschleunigen.

Bereits während der Einrichtung leistet die KI Unterstützung: Prompts, Synonyme und Beispiele für einzelne Extraktionsdefinitionen werden automatisch generiert. Die Technologie analysiert nicht nur Textinhalte, sondern auch Tabellen, Diagramme, technische Zeichnungen und Bilder. Eine JSON-Schnittstelle ermöglicht den Import von Metadatenextraktionen und deren Definitionen.

In der Konfiguration lässt sich eine neue Metadatenextraktion unter dem Listeneintrag „KI-Elemente“ anlegen. Für jede zu erfassende Eigenschaft wird eine Extraktionsdefinition erstellt und die Zieleigenschaft zugewiesen.

Erweiterter Kontext im KI-Chat

Der KI-Chat in Approve berücksichtigt nun zusätzlich zu den Dokumentinhalten auch die Metadaten des aktuellen Objekts. Dazu gehören etwa Statusinformationen, Projektzuordnungen, Verantwortlichkeiten oder Kategorieeigenschaften.

Durch diesen erweiterten Kontext sollen die Antworten präziser auf das jeweilige Objekt zugeschnitten sein. Bei strukturierten Objekten wird künftig ausschließlich der Chat angezeigt, während bei einzelnen Dokumenten die geteilte Ansicht mit Dokumentvorschau erhalten bleibt.

Optimierte Listen und Synchronisierung

Die suchbasierten Listen wurden ebenfalls überarbeitet. Gelöschte Objekte erscheinen nicht mehr in Suchergebnissen und Listenansichten, sondern ausschließlich im Papierkorb des jeweiligen Rooms oder über Suchordner. Dadurch sollen sich Suchergebnisse auf aktive Inhalte konzentrieren.

Bei der Synchronisierung zwischen Dokumenten und angefragten Dokumenten übernimmt Approve nun neben Metadaten auch Eigenschaften von Dokumenteinträgen, etwa den Namen oder gemeinsame Kategorieeigenschaften. Dies soll zusätzliche Informationen, beispielsweise aus Lieferantendokumenten, auch während Review- und Freigabeprozessen verfügbar machen.

Fabasoft bietet eine 60-minütige Live-Demo der Lösung an, in der Expertinnen und Experten das System vorstellen.

Quelle: https://www.fabasoft.com/de/news/approve-product-highlights-august-2026