Kantonsverwaltungen digitalisieren Prozesse mit OneGov

Die Anforderungen an Kantonsverwaltungen in der Schweiz steigen kontinuierlich. Verwaltungen müssen ihre Abläufe digital abbilden, um die Zusammenarbeit zwischen Ämtern und Departementen zu verbessern. Das Softwaresystem Fabasoft OneGov bietet dafür Lösungen, die über klassische Geschäftsverwaltungs-Anforderungen hinausgehen.

Zehn Anwendungsfälle aus der Verwaltungspraxis

Die Prozesse in Kantonsverwaltungen sind vielfältig und rechtlich komplex. Fabasoft OneGov soll Kantone dabei unterstützen, diese Abläufe durchgängig digital und nachvollziehbar zu gestalten. Zehn Anwendungsfälle aus der Praxis umfassen:

• Sitzungen des Regierungsrats: Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung digital, von Traktanden bis zu Folgeaufgaben

• Medienmitteilungen für Regierungsräte: gemeinsame Bearbeitung und Freigabeprozesse ohne E-Mail-Verkehr

• Interne Vernehmlassungen: strukturierte, parallele Zusammenarbeit zwischen Ämtern und Departementen

• Dokumentenablage und GEVER-Aufgaben: automatische Klassifizierung von Eingängen

• Redaktionsprozesse für Intranet-Beiträge: geregelter Ablauf von Erstellung bis Veröffentlichung

• Einheitliche Ablagestruktur: gemeinsame Plattform für mehrere Ämter

• Standardisierte Abläufe für Regierungsgeschäfte: Mitberichtsverfahren und Prüfungen als definierte Workflows

• Fachverfahren und Schnittstellen: Integration bestehender Systeme

• Hoch- und Tiefbauprojekte: vollständige Projektdokumentation über den gesamten Lebenszyklus

• Aufgabensteuerung: Koordination von Arbeitsaufträgen zwischen Ämtern

Vernehmlassungen ohne E-Mail-Ketten

Bei internen Vernehmlassungen lädt die federführende Abteilung direkt im System alle relevanten Ämter und Departemente ein. Alle Abteilungen nutzen denselben Wissensstand und dieselben Dokumente. Fabasoft OneGov ordnet Rückmeldungen automatisch dem richtigen Dossier zu und verhindert parallele Dokumentversionen. Der gesamte Prozess von der Einladung über Stellungnahmen bis zur Konsolidierung bleibt vollständig dokumentiert. Die finale Fassung liegt revisionssicher als verbindliche Entscheidungsgrundlage vor.

Regierungsratssitzungen digital

Elektronische Dossiers ersetzen Papiermappen vollständig und ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten. Vom Traktandum bis zum Beschluss: Das System übernimmt den gesamten Sitzungsablauf – Unterlagen entstehen direkt darin und gelangen automatisch an die zuständigen Sekretariate. Protokolle und Folgeaufgaben werden in Echtzeit erfasst und zugewiesen. Alle Änderungen und Kommentare bleiben dank einer Zeitreise-Funktion lückenlos nachvollziehbar.

Das Ratsinformationssystem Fabasoft Boards lässt sich zusammen mit Fabasoft OneGov in die bestehende IT-Landschaft integrieren.

Automatische Klassifizierung von Dokumenten

Eingangsdokumente klassifiziert Fabasoft OneGov eigenständig und schlägt das korrekte Dossier vor. Künftig soll auch ePost der Schweizerischen Post unterstützt werden. Kurze Arbeitsanweisungen lassen sich mit wenigen Klicks als GEVER-Aufgabe mit klaren Fristen und Zuständigkeiten erfassen. Das soll Mitarbeitende entlasten durch weniger Rückfragen, weniger E-Mail-Abstimmungen und einen transparenten Bearbeitungsstatus.

Vorteile des einheitlichen Systems

Alle Beteiligten nutzen dasselbe System – egal ob es um einen Intranet-Beitrag oder ein Regierungsgeschäft geht. Das bringt laut Anbieter mehrere Vorteile:

• Keine Medienbrüche: Alle Schritte vom Erstellen bis zum Archivieren laufen durchgängig in einem System

• Nachvollziehbarkeit: Eine vollständige Versionshistorie dokumentiert jede Änderung

• Rechtssicherheit: Revisionssichere Ablage und granulare Zugriffsrechte

• Effizienz: Klare Abläufe und automatische Folgeaufgaben sorgen dafür, dass Aufgaben schneller erledigt werden

Mehrsprachigkeit und Datenaustausch

Fabasoft OneGov unterstützt mehrere Sprachen und erleichtert so die Zusammenarbeit in der Deutschschweiz, der Romandie und dem Tessin – KI-gestützte Übersetzungen inklusive. Standardisierte eCH-Schnittstellen ermöglichen den Austausch zwischen Kantonen, Gemeinden und Bund. Bestehende Daten aus Vorsystemen werden bei der Einführung migriert; Aufwand und Umfang hängen vom jeweiligen Ausgangssystem ab.

Quelle: https://www.fabasoft.com/de/news/digitale-verwaltung-im-kanton-10-anwendungsfaelle-aus-der-praxis