KI im ELAK: Bundeskanzleramt setzt auf intelligente Aktensuche
Mona Hopfinger
Seit Jänner 2026 arbeitet künstliche Intelligenz im elektronischen Akt der Bundesverwaltung. Rund 18.000 Nutzer können nun per Chat-Funktion direkt in Akten und Dokumenten nach Informationen suchen.
Beim Digital Public Summit Austria am 8. September in Wien präsentierten das Bundeskanzleramt und Fabasoft den Einsatz von künstlicher Intelligenz im elektronischen Akt (ELAK). Die Technologie ist seit Jänner heuer im produktiven Betrieb und steht den Mitarbeitern der Bundesverwaltung zur Verfügung.
Philipp Strokosch, Geschäftsführer der Fabasoft Austria GmbH, und Michelle Miller, Organisatorin im Bundeskanzleramt, stellten die Funktionsweise und erste Erfahrungen vor. Im Zentrum stand die Frage, wie KI im Verwaltungsalltag konkret unterstützen kann.
Drei Chat-Funktionen für den Arbeitsalltag
Der ELAK ist seit 2004 im Einsatz und wird von etwa 18.000 aktiven Nutzern verwendet. Die integrierte KI ermöglicht es, direkt mit Akten zu kommunizieren. Mitarbeiter können Fragen zu einem Vorgang stellen und erhalten Antworten aus dem jeweiligen Kontext.
Zusätzlich gibt es eine Chat-Funktion für Teamrooms, die Inhalte aus gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen erschließt. Eine dritte Funktion beantwortet Fragen zur Bedienung des Systems und zu relevanten Regelungen direkt in der Anwendung.
Rechteprüfung und Nachvollziehbarkeit als Voraussetzung
Die KI greift ausschließlich auf Informationen zu, für die der jeweilige Nutzer auch berechtigt ist. Alle Zugriffe und Ergebnisse müssen nachvollziehbar bleiben. Das Prinzip bleibt unverändert: Die KI bereitet Informationen auf, die Entscheidung trifft der Mensch.
Von der Umsetzung bis zum produktiven Einsatz vergingen rund vier Monate. Die Integration musste in eine bestehende, hochsichere Umgebung passen und unterschiedliche Erwartungen der Ressorts berücksichtigen.
Interesse an praktischen Erfahrungen groß
Beim Summit standen vor allem die Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb im Mittelpunkt. Die Diskussionen drehten sich um konkrete Fragen: Wo kann KI tatsächlich entlasten? Welche Voraussetzungen braucht der Einsatz in sensiblen Bereichen? Wie lässt sich die Kontrolle über Daten und Prozesse sicherstellen?
Die Gespräche zeigten laut Fabasoft ein großes Interesse an konkreten Erfahrungen aus der Verwaltungspraxis. Der Use Case demonstriere, dass KI auch in sensiblen Umgebungen produktiv einsetzbar ist, wenn fachliche und technische Anforderungen von Beginn an berücksichtigt werden.
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